Como facilitar o controle e reposição de estoque do atacado distribuidor através de uma metodologia eficiente

Compras e reposição de estoque é um dilema?

Sabemos que sim! Neste breve artigo vamos expor uma das metodologias que utilizamos no sistema ERP Almmati Gestor para auxiliar a resolver este dilema.

É um grande desafio gerenciar milhares de produtos (sku’s), com demandas tão diferentes e com impactos tão diversos para a estratégia do negócio.

A complexidade de gerenciamento de estoque (independente do método utilizado), é conseguir responder com segurança as variáveis abaixo:

• O QUE (quais produtos)
• QUANDO (qual o momento ideal)
• QUANTIDADE (qual a quantidade necessária)

Qualquer discrepância nestas variáveis, certamente irá ocasionar falta ou excesso de estoque, e naturalmente a perda de dinheiro.

Como melhorar a reposição

O método de gerenciamento de estoque chamado "Revisão de Estoque" é utilizado pelas empresas que desejam determinar um intervalo de dias para fazer seus pedidos aos fornecedores e rever seu estoque.

Na prática, é como se os administradores de estoque/compras escolhessem que vão se "preocupar" com seus estoques a cada X dias, e neste dia de rever o estoque é o momento de disparar pedidos para seus fornecedores. Exemplo: A empresa determinou que irá rever estoque e fazer pedidos de 15 em 15 dias.

Isso não quer dizer que a empresa sempre vai ficar aguardando passivamente o período de revisão (15 dias neste exemplo), pois sabemos que podem ocorrer oscilações na demanda e/ou eventos inesperados que impactam no estoque. Nestes casos o sistema ERP deve disparar alertas de compras antes do período estipulado para revisão. Mas o que a metodologia propõe é que o estoque seja avaliado a cada X dias, de maneira que não seja preciso um grande desgaste diário para seu controle.

Para utilizar o método de Revisão de Estoque, é preciso que algumas variáveis estejam informadas, pois sem elas se torna impossível calcular a fórmula da QUANTIDADE a pedir ao fornecedor.

Por padrão esta fórmula é composta por:
Q = D X (DIAS + P + LT) + ES - (E + QP)

Obs: esta fórmula é executada para cada conjunto PRODUTO/FORNECEDOR.

Q = quantidade sugerida para pedir ao fornecedor.
D = demanda diária, através dos históricos de venda dentro do sistema.
DIAS = informado no relatório
P = período de revisão de estoque, ou seja, desejo revisar e fazer pedidos a cada X dias.
LT = tempo de ressuprimento do fornecedor (qual é o tempo médio para entrega da mercadoria).
ES = estoque segurança (ou estoque mínimo que preciso manter).
E = estoque atual.
QP = quantidade pendente (quantidade já pedida ao fornecedor mas que ainda não chegou, ou quantidade já reservada para venda).

Vamos fazer uma simulação deste método
Neste exemplo, foi escolhido um produto que tem as seguintes variáveis:
LT = 12 (O fornecedor demora 12 dias para entregar este produto).
E = 16,00 (Estoque que tenho no momento da primeira avaliação).
ES = 0 (Não temos definido nenhuma segurança).
D = 1,81 (Demanda diária média de 1,81 unidades deste produto, em dias corridos. Em torno de 54,3 unidades por mês).
P = 15 (Desejo revisar meu estoque e fazer pedidos aos fornecedores a cada 15 dias).
QP = 0 (Nenhum pedido pendente).
DIAS = 0 (Não vamos utilizar esta variável agora).

Com estas variáveis em mãos, vamos iniciar e fazer uma primeira revisão no DIA 0, ou seja, nunca foi feito isso antes. Vamos começar a usar o método de Revisão agora.

Avaliação do método

Percebemos que no primeiro ciclo, ficamos 3 dias sem estoque. Infelizmente com o estoque inicial e o tempo de entrega do fornecedor, não há nada que se possa fazer.

Após iniciar o método de revisão periódica, no segundo ciclo em diante não ficaremos mais sem estoque.

Também percebemos que no terceiro ciclo em diante, nosso estoque fica "justo", ou seja, o fornecedor entrega o produto exatamente no dia em que eu venderia todo o estoque.

Isso ocorre por que não definimos nenhum estoque de segurança.

É claro que na prática nós lidamos com demandas variáveis, dias em que vendem mais ou menos que a média.

O fornecedor também pode adiantar ou atrasar suas entregas. Por isso, uma boa política de estoque de segurança é necessário para os produtos que mais representam a empresa.

Não estamos considerando aqui (neste exemplo), a sazonalidade que ocorre em certos produtos. Embora no sistema ERP Almmati Gestor você possa fazer simulações em períodos diferentes para ajudar a calcular a sazonalidade.

Conclusão

Esta metodologia é muito eficaz na prática, mas é humanamente impossível fazer todos estes cálculos em  planilhas e controles paralelos em um armazém com milhares de produtos.

Por isso a importância de um sistema ERP que faça todo este trabalho e responda as questões de reposição que abordamos inicialmente (o que, quando e quantidade). Veja um exemplo abaixo:

Quer facilitar o processo de reposição de estoque da sua distribuidora ? Nós podemos auxiliar!

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