7 sinais de que sua distribuidora precisa definir processos organizacionais

A otimização dos processos organizacionais tem ganhado ênfase no dia a dia das empresas por contribuir de forma ampla para maximização dos resultados de eficiência e desempenho. Processos bem definidos possibilitam um melhor relacionamento entre as equipes, maior satisfação dos clientes, menos prejuízos e consequentemente melhores resultados.

Alguns sinais de que seus processos precisar ser revisados e melhorados são visíveis ao observar a execução das tarefas da sua equipe. Entenda o que queremos dizer.

Quais são os 7 sinais de que sua empresa precisa definir processos organizacionais?

1. Ocorrem muitos erros nas atividades diárias de separação, conferência, faturamento, carregamento, entrega, acerto de carregamento, outros;
2. Não existe uma ordem lógica para as atividades logísticas de sua distribuidora e nem orientações formais de como devem ser realizadas (entrada, armazenagem e saída);
3. As execuções das atividades logísticas são engessadas e burocráticas;
4. Pedidos são realizados, faturados e liberados para clientes inadimplentes sem o consentimento da empresa;
5. Atividades operacionais e gerenciais são executadas pela metade gerando transtornos ou problemas;
6. Não existem orientações sobre como proceder quando ocorrem cancelamentos, devoluções ou troca de mercadorias;
7. As compras são realizadas mediante achismo ou intuição.

O que são processos organizacionais?

São um conjunto de atividades inter-relacionadas que correspondem aos resultados da empresa. Basicamente é a transformação de entradas (compras, requisitos, conhecimento, equipamentos, informações, outros) em saídas (produtos, serviços, vendas concretas, informações, outros).

Resultados que podem ser positivos, neutros ou negativos, isso vai depender da eficiência dos seus processos organizacionais.

O que é um processo?

É um conjunto de operações (subprocessos, tarefas e atividades distintas e interligadas) que visa cumprir um objetivo organizacional específico. Pode ser entendido também como as atividades diárias de cada colaborador ou de cada equipe da empresa agrupadas onde o objetivo da execução é alcançar um determinado resultado.  

Como implantar processos ou mudar processos atuais?

Sabemos que toda mudança vem acompanhada de desafios. Existem alguns paradigmas a serem quebrados para que a implantação de novos processos obtenha sucesso:

• Todos os colaboradores da empresa precisam sair da zona de conforto e abraçar a causa, fazer a coisa certa;
• As equipes devem ser conscientizadas sobre a importância do comprometimento de fazerem um bom trabalho;
• O exemplo precisa vir de cima para baixo. Sim, desde a alta gestão até o operador chão de fábrica.
• O foco deve ser praticidade, agilidade, simplicidade e não burocratização.
   

Como criar processos de qualidade?

É importante que o mapeamento, discussão e criação de processos coloque várias cabeças para pensar juntas. Além disso, sugerimos o envolvimento de quem executa as atividades propriamente ditas, provavelmente elas trarão boas ideias ou questionamentos que farão toda a diferença na prática.

Para o planejamento e execução do mapeamento e criação de processos sugerimos a utilização da ferramenta PDCA (planejar, executar, checar e agir). Vamos citar algumas fases chave para a implementação em qualquer negócio:

Conclusão

A gestão de processos dentro de uma organização traz resultados significativos, mas para isso precisa ser bem administrada. Para CRESCER dentro de um mercado altamente competitivo é preciso se destacar dos concorrentes e para se MANTER no mercado é preciso ter visão sistêmica, é preciso levar a gestão da empresa a sério, é preciso ser flexível, é preciso estar atento.

Podemos citar brevemente alguns benefícios que processos bem definidos e implementados podem trazer: diminuição da margem de erros em todos os departamentos; maior produtividade; maior efetivação de vendas; maior eficiência do telemarketing; menor índice de inadimplência; possibilitam filtragem de indicadores para tomada de decisões, outros.

Não queira revisar ou mudar todos os processos da empresa toda de uma vez só, a não ser que você tenha equipes muito maduras, flexíveis e eficientes. O ideal é fazer por etapas e por processos chave pois irá envolver além de pessoas, ferramentas de gestão e as soluções de gestão utilizadas pela empresa.

Outra coisa importante a ser analisada é que não adianta você e sua equipe estarem dispostos a quebrar paradigmas se o seu sistema de gestão é engessado, burocrático e não permite que você seja mais produtivo, mais eficiente.

Por que não analisar a viabilidade da gestão de processos para sua empresa?

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