11/07/2017
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A gestão de estoque eficiente é um dos grandes desafios diários das empresas, e não pense que é somente nas organizações de grande porte, as pequenas e médias empresas também se deparam com dificuldades quando o assunto é o tal do ESTOQUE.
Quanto maior a quantidade e variedade de produtos trabalhados mais difícil é o controle de entrada e saída de mercadorias. Requer muito comprometimento de toda a equipe com os processos implantados e soluções informatizadas que auxiliem na gestão e diminuam a margem de erros.
É preciso também que os gestores tenham uma visão sistêmica para notar alguns sinais de que algo está errado com o estoque e pode prejudicar o desempenho da equipe e os resultados no final do mês.
Quais são os 4 sinais de que sua empresa precisa fazer um inventário de estoque?
Os responsáveis pela separação de produtos se deparam constantemente com produtos em endereçamentos/prateleiras erradas;
Vendas são perdidas pois o estoque do seu ERP (Enterprise Resource Planning) está zerado, mas fisicamente o produto existe;
Pedidos precisam ser cancelados, pois o estoque apresentado no ERP não existe fisicamente;
Não existem processos de devolução e troca formalizados.
Quando fazer um inventário de estoque?
Já! Planeje e comece o quanto antes! Os sinais mencionados neste post são graves e podem prejudicar gravemente o relacionamento entre você e seus clientes além de gerar vários reflexos na gestão da empresa como um todo (resultados de vendas, gestão de compras, produtividade, outros).
Pense comigo, eu tenho uma distribuidora que atende em média 500 clientes fixos todo mês e um ticket médio diário de R$ 5.000,00. Na minha visão meus clientes são PARCEIROS, eles contam comigo, contam que eu tenha os produtos que eles costumam comprar para entrega, assim como os clientes dele contam com ele. E se eu não tiver? Possivelmente um cliente será perdido, dois clientes, e assim por diante... Com isso os resultados de toda empresa serão afetados.
Em contrapartida eu conto com meu fornecedor, é um fluxo de compra e venda conforme a figura abaixo e se um dos envolvidos falhar todos ou parte da cadeia serão prejudicados, entende agora importância de ter uma gestão de estoque eficiente?
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O que é um inventário de estoque?
Inventário de estoque é a atividade de contagem, conferência e organização de todos os produtos existentes no estoque de uma determinada empresa. A contagem deve ser realizada com o apoio de relatórios ou planilhas extraídas do software ERP (listas cegas, listas para confronto imediato após contagem, outros).
Para que serve?
Para permitir que toda a equipe tenha mais confiabilidade no estoque existente; para permitir que as compras sejam mais eficientes; para não perder vendas; e vários outros motivos poderiam ser listados aqui. Com a contagem física é possível confrontar as quantidades com o que existe no software de gestão fazendo as correções necessárias.
É muito importante que não só neste processo como em outras fases de controle de estoque sejam identificadas possíveis falhas de processos que estejam resultando em furos nas quantidades de estoque.
Quer algumas sugestões de processos para as atividades de contagem?
Geralmente as empresas não conseguem fechar as portas para fazer a contagem, e isso não é um problema mas precisa ser bem gerenciado para não interferir nos resultados esperados do balanço de estoque. Temos algumas sugestões que podem se adequar ao seu dia a dia e caso adote o uso de alguma delas, após a contagem o ideal é já lançar no ERP evitando que ocorram saídas ou entradas dos produtos em processo de contabilização. Quando você menos esperar terá terminado o inventário.
Envolva parte de sua equipe no planejamento e distribua responsabilidades, os resultados dependerão delas.
Contagem por relevância (sugere-se o uso de uma classificação ABC de produtos vendidos);
Contagem por endereçamento;
Contagem por grupo ou subgrupo;
Contagem por seção;
Contagem por tipo de produto;
Contagem por marca;
Uma boa ideia é fazer um brainstorming com sua equipe, eles podem ter boas ideias afinal estão diretamente ligados com os processos de estoque.
Conclusão
É um esforço necessário! É muito importante conhecer e acompanhar de perto os processos de compras, armazenagem, venda, expedição, devolução e troca da sua empresa. Mostre para sua equipe o quanto é importante que tudo seja feito da forma correta, não dê espaço para a negligência. Não deixe a situação se agravar.
E uma coisa que precisa ficar muito clara aqui, é que não vai adiantar fazer o inventário se não identificar os problemas que ocasionam as inconsistências no estoque. Crie processos para tudo! Delegue responsabilidades! Conte com uma solução ERP de qualidade que auxilie na gestão do estoque, a informatização é essencial para empresas que desejam mais produtividade e mais eficiência.
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